Centre d'aide

Sur la page d'accueil, cliquez sur « Créer mon espace » : nom de l'auto-école, vos nom et prénom, votre e-mail et un mot de passe. Confirmez ensuite votre adresse grâce au lien reçu par e-mail (valable 7 jours). L'essai gratuit commence aussitôt, sans carte bancaire.

Menu Moniteurs → « Nouveau moniteur », ou Équipe pour un compte secrétariat. Chaque personne reçoit ses identifiants par e-mail et choisit son mot de passe à la première connexion. Indiquez ensuite les disponibilités de chaque moniteur : elles servent à proposer des créneaux aux élèves.

Menu Élèves → « Importer ». Déposez un fichier Excel enregistré en CSV (ou un export de votre ancien logiciel). Guid’R reconnaît les colonnes courantes (nom, prénom, e-mail, téléphone, heures déjà faites, montant déjà payé), vous montre les lignes à corriger avant d'importer, et peut envoyer les identifiants à chaque élève.

« Voir la démo » ouvre une auto-école fictive, avec un an d'activité, supprimée automatiquement après 48 h. Le menu « Voir en tant que » permet de passer d'un rôle à l'autre (direction, secrétariat, moniteur, élève).

Planning → « Nouvelle leçon », ou depuis la fiche d'un élève. Choisissez l'élève, le moniteur, l'horaire et, si besoin, le véhicule. Guid’R refuse les doubles réservations (moniteur, élève ou véhicule déjà occupé, moniteur absent) et prévient si le créneau est hors des disponibilités ou si le forfait de l'élève est épuisé.

Les élèves voient les créneaux libres de leur moniteur et réservent depuis leur téléphone, dans la limite de leurs heures achetées. Le délai minimum de réservation et le délai d'annulation se règlent dans Paramètres.

Ouvrez la leçon puis « Dupliquer » : le formulaire est prérempli à la même heure, une semaine plus tard. Il suffit de valider.

Fiche du moniteur → Absences. Pendant l'absence, aucune nouvelle leçon ne peut lui être attribuée. Pensez à déplacer celles qui étaient déjà prévues.

Après chaque leçon, le moniteur indique « Effectuée » ou « Élève absent », puis remplit le bilan des compétences. Les leçons non clôturées apparaissent dans « À traiter » sur la page Pilotage.

L'élève dépose ses pièces (identité, justificatif de domicile, e-photo, ASSR, JDC, contrat) depuis « Mon dossier ». Vous les validez ou les refusez avec un commentaire depuis l'onglet Dossier de sa fiche. Seuls les PDF, JPEG et PNG sont acceptés.

Après chaque leçon, le moniteur évalue les 4 compétences du référentiel officiel (REMC). L'élève et l'auto-école voient l'évolution dans l'onglet Progression, avec les examens passés et à venir.

Fiche de l'élève → Paiements → « Ajouter des heures ». Le prix est calculé avec votre tarif horaire (modifiable dans Paramètres) et s'ajoute au solde de l'élève.

Fiche de l'élève → Aperçu → « Anonymiser ». Nom, coordonnées et documents sont effacés ; les paiements et leçons restent, sans nom, pour votre comptabilité. « Exporter les données » répond à une demande d'accès.

Paiements → « Encaisser un paiement » ou depuis la fiche de l'élève. Indiquez le montant, le moyen de paiement et, si vous le souhaitez, une référence (n° de chèque, de virement). Un reçu numéroté est créé, à imprimer ou à télécharger.

Encaissez un montant négatif : il apparaît comme remboursement et diminue ce qui a été réglé.

Sur la ligne du paiement, cliquez sur la croix puis donnez le motif. Le paiement reste visible, barré, avec son reçu, mais ne compte plus dans le solde ni dans le chiffre d'affaires. Rien n'est jamais effacé : c'est tracé dans le journal d'activité.

La page Pilotage signale les élèves qui ont un reste à payer et aucun règlement depuis 45 jours. Le filtre de la page Paiements retrouve un règlement par élève, libellé, référence ou n° de reçu.

Fiche de l'élève → Formation → mode de financement « CPF ». Saisissez le n° de dossier puis faites avancer l'étape au fil des démarches sur EDOF : dossier validé, entrée en formation, sortie, service fait, paiement reçu. La page Pilotage vous rappelle les entrées et sorties à déclarer : sans elles, la Caisse des dépôts ne vous paie pas.

Si votre auto-école utilise Wedof pour gérer EDOF, créez une clé d'API dans votre compte Wedof (rubrique « Mon compte »), puis collez-la dans Paramètres → « CPF : connexion Wedof ». Toutes les 30 minutes, Guid’R récupère vos dossiers : n° de dossier, étape et dates arrivent sur la fiche de l'élève. Les dossiers d'élèves qui n'ont pas encore de fiche sont listés, avec un bouton pour la créer.

Obligatoire avant le contrat, elle fixe le volume d'heures prévisionnel. Renseignez-la dans l'onglet Formation (date, heures estimées, observations), puis imprimez la fiche à faire signer.

Collez votre modèle de contrat dans Paramètres → « Contrat de formation » ; les champs comme {{eleve}}, {{heures}} ou {{prix}} sont remplis automatiquement. Depuis l'onglet Formation de l'élève, « Envoyer pour signature » : l'élève le lit dans « Mon dossier », coche « J'accepte », tape son nom et signe. Guid’R garde la date, l'adresse IP et l'empreinte du texte (signature électronique simple) ; le contrat signé s'imprime ou se télécharge.

L'onglet Formation produit la fiche d'évaluation de départ, les attestations d'entrée et de fin de formation, et une attestation d'assiduité qui liste chaque leçon suivie. Renseignez d'abord votre n° d'agrément préfectoral et votre n° de déclaration d'activité dans Paramètres : ils figurent sur chaque document.

Après quelques leçons, l'élève peut noter sa formation depuis « Ma progression ». Vous êtes prévenu à chaque avis, que vous retrouvez sur sa fiche : c'est la preuve demandée par Qualiopi sur la satisfaction des stagiaires.

Permis à 1 € par jour, aide de France Travail, employeur ou OPCO, aide de 500 € aux apprentis, aide de la commune ou de la région : choisissez le financement dans l'onglet Formation pour retrouver facilement les dossiers concernés.

Chaque élève reçoit la veille de sa leçon, à partir de 17 h, un e-mail avec deux boutons : « Je confirme » et « J'annule ». L'annulation respecte votre délai d'annulation ; le moniteur est prévenu de chaque réponse. À activer ou désactiver dans Paramètres.

Activez « Rappel par SMS » dans Paramètres : les élèves qui ont un numéro de mobile reçoivent en plus un SMS court avec le même lien. Le nombre de SMS inclus chaque mois est indiqué sous le réglage.

Dans « Mon compte » : « Installer Guid’R » ajoute l'application à l'écran d'accueil (sur iPhone : bouton Partager, puis « Sur l'écran d'accueil »). Ensuite, « Activer les notifications » : rappels de leçon, réservations et annulations arrivent sur le téléphone, même application fermée. Sur iPhone, les notifications demandent d'ouvrir Guid’R depuis l'icône de l'écran d'accueil.

Vérifiez son adresse e-mail et son numéro de mobile (06 ou 07) sur sa fiche, et que son compte n'est pas désactivé. Les e-mails partent seulement une fois l'adresse de l'auto-école confirmée. Pensez aussi au dossier « Courriers indésirables ».

Véhicules → fiche du véhicule : statut (disponible, en maintenance, immobilisé), kilométrage et prochain entretien. Un véhicule indisponible ne peut pas être attribué à une leçon, et l'entretien proche apparaît dans les alertes.

Les boîtiers loués avec l'abonnement se branchent sur la prise de diagnostic (OBD) de la voiture, sans outil. Associez ensuite le numéro IMEI inscrit sur le boîtier à la voiture, depuis sa fiche : la position apparaît sur la carte en quelques minutes.

Les positions ne sont enregistrées que pendant la plage horaire fixée dans Paramètres (pas de suivi le soir ni le week-end si vous le souhaitez) et sont effacées automatiquement après la durée de conservation choisie. Informez vos salariés du dispositif, comme le demande la CNIL.

Sur la page de connexion, « Mot de passe oublié » : un lien valable une heure arrive par e-mail. La direction peut aussi générer un nouveau mot de passe provisoire depuis la fiche de la personne.

La direction voit tout. Le secrétariat gère élèves, planning et paiements, sans les chiffres de l'entreprise. Un moniteur voit ses leçons et ses élèves, sans leurs données privées. Un élève ne voit que son propre dossier. Ces droits sont vérifiés par le serveur, pas seulement masqués à l'écran.

Journal d'activité (direction) : connexions, modifications de dossiers, paiements, documents consultés, avec filtres par type, utilisateur et période.

Une sauvegarde est faite chaque nuit. La direction peut à tout moment télécharger l'ensemble de ses données depuis Paramètres, et les restaurer si besoin.